Règlement exposant

INTRODUCTION :

La signature du dossier de demande de participation vaut acceptation du présent règlement ;

L’organisateur est le seul et unique décisionnaire des entreprises et artisans qui ont le droit d’hébergement sur le salon. Il pourra refuser toute candidature sans être tenu d’en donner les motifs ;

L’admission ne sera valable et définitive qu’après émission d’une facture, seule pièce officielle attestant de la qualité d’exposant.

LOCATION DE STAND :

L’organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements ;

L’inscription ne confère aucun droit à la jouissance d’un emplacement déterminé. L’antériorité des participations ne créé en aucun cas de droit à un emplacement déterminé pour l’exposant. Cependant, l’organisateur s’efforce de tenir compte des souhaits exprimés par les exposants, dans la limite des contraintes techniques et commerciales.

L’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile pour le bien du salon, la disposition des surfaces ;

Si le participant n’a pas occupé son emplacement avant vendredi 08 novembre 2024 19h00 (horaire de fin de passage de la commission de sécurité), il sera considéré comme démissionnaire et l’organisateur pourra disposer de son emplacement sans pour cela qu’il puisse prétendre soit au remboursement, soit à quelque indemnité que ce soit ;

Les exposants sont tenus d’occuper leur emplacement jusqu’à la clôture du Salon ;

Toute sous-location ou présence d’un prestataire non-exposant au salon est formellement interdite sous peine d’exclusion immédiate de l’exposant y ayant dérogé.

MONTAGE-DÉMONTAGE-AMÉNAGEMENT DU STAND :

Les exposants sont seuls responsables des dégâts qu’ils pourraient occasionner au cours du montage et/ou démontage de leur stand ;

Il est formellement interdit de percer, clouer, punaiser ou agrafer et plus généralement d’endommager le matériel mis à disposition par l’organisateur ;

Aucune extension des heures de montage et de démontage ne sera accordée ;

Il est recommandé aux exposants d’assurer une surveillance continue durant le montage et démontage de leur stand ;

Le matériel mis à disposition par l’organisateur devra être restitué dans son état d’origine. Dans le cas contraire, l’organisateur s’autorise à facturer le nettoyage, la réparation ou le remplacement du dit matériel à l’exposant qui en aura la jouissance ;

Les exposants devront se conformer aux instructions pour la règlementation des entrées et sorties de marchandises et notamment pour la circulation des véhicules de toutes sortes sur le site où se déroule le salon. Chaque exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des marchandises qui lui sont destinées ;

Il est formellement interdit de commencer à ranger ou à démonter votre stand avant le dimanche 10 novembre 2024 19h00, heure de fermeture du Salon ;

La décoration doit être en matériau ou tissu classé M1. Il est interdit d’utiliser du polystyrène, ou papier tel que papier crépon ;

Les décorations finales devront être en matériaux de synthèse classés M2. L’exposant doit tenir à disposition du chargé de Sécurité les certificats d’ignifugation, sous peine d’être contraint de retirer les matériaux incriminés.

ATTITUDE COMMERCIALE :

Afin d’assurer une cohérence dans l’offre commerciale du salon du mariage, il est interdit aux exposants d’effectuer des remises tarifaires, soldes et rabais trop importants. En effet, une politique de promotion correspondant à un rabais de 25% en moyenne sera mise en place durant le salon. Tout exposant ne se conformant pas à cette règle encoure le risque d’être exclu du salon ;

Tout affichage intempestif des dits rabais, sous forme de banderoles, panneaux ou enseignes, sera prohibé sur le salon ;

Chaque exposant ou son personnel ne peut en aucun cas distribuer des tracts ou autres documents en dehors de son stand, ni faire de la publicité pour une firme, marque, enseigne, etc… n’exposant pas. Il est interdit d’apposer des affiches en dehors de son stand et d’utiliser un matériel sonore pouvant gêner les stands voisins. L’exposant encours l’exclusion du salon en cas de non-respect de cette règle.

PERSONNEL DE L’EXPLOITANT :

Le personnel présent sur votre stand pendant l’installation, mais aussi durant le Salon ainsi que pour le démontage de votre stand, doit être déclaré via un contrat de travail et être en conformité avec la législation en vigueur. Les exposants doivent se mettre en conformité avec la loi concernant les personnes présentes sur leur stand ;

Vous devez respecter votre convention collective, notamment pour le travail le dimanche. Chaque exposant est responsable quant à la présence et à la participation de ses mannequins ou modèles lors du salon ;

Conformément à l’article L324-10 du Code du travail, le travail dissimulé étant formellement interdit, vous vous engagez à effectuer les démarches nécessaires liés à l’embauche de personnel occasionnel.

ASSURANCE :

Le participant est tenu de fournir à l’organisateur une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dégâts qu’il pourrait occasionner durant le Salon ;

Si l’assurance du participant ne couvre pas son activité durant le Salon, la souscription de l’assurance auprès de l’organisateur est obligatoire et facturée d’office si l’exposant ne produit pas son attestation avant le début du montage.

ANNULATION :

Toute résiliation de participation par l’exposant devra être notifiée obligatoirement par lettre avec accusé de réception à l’organisation. Elle entrainera l’exigibilité d’une indemnité d’annulation comme suit:

-> Annulation avant le 15 septembre 2024 : 30% restera acquis par l’organisateur.
-> Annulation entre le 16 septembre et le 31 octobre 2024: 50% restera acquis par l’organisateur.
-> Annulation entre le 1er novembre 2024 et l’ouverture du salon : la totalité du montant de la participation reste due à l’organisateur ;

L’organisateur peut également annuler ou reporter le Salon en cas de force majeure, notamment par décision préfectorale. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report du Salon, toutes situations nouvelles, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes. L’exposant assume la totalité des risques liés à la non-réalisation éventuelle du Salon et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura cru devoir engager en prévision de la manifestation. L’exposant est donc invité à se rapprocher de sa compagnie d’assurance pour se couvrir d’un tel risque.

ÉLECTRICITÉ :

L’usage de prises “triplites” est formellement interdit. Par contre vous pouvez utiliser des socles multiples comportant des alvéoles appelées couramment “Barettes” ;

Pour les raccordements de fils, n’utilisez pas de “dominos” à l’air libre. Il faut les insérer dans un boîtier hermétique ;

Les spots lumineux doivent être solidement arrimés et sécurisés avec une élingue sur les structures des stands. Les lampes halogènes doivent être protégées soit par un verre anticalorique, soit par une grille.

SÉCURITÉ :

Durant les heures d’ouverture au public, il appartient à chaque exposant d’assurer une présence continue sur son stand et de veiller à la sauvegarde de ses biens propres ;

Il est formellement interdit :
-> de laisser du personnel sur les stands pendant la nuit ;
-> de masquer ou rendre difficile l’accès aux extincteurs et tout matériel de prévention et lutte contre l’incendie ;
-> de se brancher directement sur les lignes d’électricité , ces travaux devant être effectués par les entreprises habilitées par l’Organisateur ;

Tout manquement au présent règlement entraîne l’exclusion immédiate de l’exposant et peut éventuellement, sur décision de l’organisation, être assortie d’une interdiction de participer à une ou plusieurs manifestations postérieures.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES :

L’organisation se réserve le droit de modifier le présent règlement ainsi que le plan, dans l’intérêt général du Salon, chaque fois qu’il le jugera utile ;

Sauf dans les cas prévus où l’organisation se prononce souverainement, toutes contestations pouvant s’élever entre les exposants, visiteurs et tiers et l’organisation, seront soumises aux tribunaux de Troyes, seuls compétents.